Entreprenören skall i en projektplan motsvarande Norrköpings kommun underhållsplan, redovisa när (kalendertid) man planerar att utföra det förebyggande underhållet. Genomförda kontroller och åtgärder skall sedan dokumenteras och redovisas sammanställt vid byggmöten med Norrköpings kommun.

Om anläggningen ändras skall underlag till relationshandling lämnas till Norrköpings kommun.

Anläggningsdokumentation

Entreprenören skall svara för att aktuell anläggningsdokumentation i form av signalplan, kabelplan och funktionshandlingar samt den för elsäkerheten nödvändiga dokumentationen finns utplacerad i respektive signalanläggnings styrskåp eller motsvarande teknikutrymme och är i bra skick.

Handlingarna skrivs ut i A3-format (förutsatt att måttangivelser för detektorer och ”skalangivelse” finns på ritningarna) och fästes i klämma eller ”dokumentationslister” om inte annat lämpligt fack finns.

Anläggningsregister

Entreprenören skall löpande uppdatera beställarens tekniska anläggningsregister med utbytta, tillkommande och avgående objekt eller anläggningar. I tekniskt anläggningsregister noteras bl.a. egenskaper på följande utrustning:

• Stolpar, typ, antal, m.m.
• Detektorer, typ, antal, m.m.
• Anläggningsdata, adress, anläggningsnummer, m.m.
• Styrapparat, typ, bestyckning, m.m.
• Lyktor, typ, antal, m.m.
• Tryckknappslådor, typ, antal, m.m.
• Bussprioritetsringsutrustning, typ
  

Åtgärdsplanering

Entreprenören skall kontinuerligt till Norrköpings kommun lämna förslag till åtgärder, vilka inte omfattas av entreprenaden men som syftar till att förbättra eller vidmakthålla anläggningarnas funktion och kondition.

Ett förslag till en 5-årig åtgärdsplan ska upprättas och överlämnas till Norrköpings kommun senast den 31 oktober varje år. Planerat underhåll ska vara avsevärt standardhöjande.

Förslag till åtgärdsplan för närmaste 5 år dokumenteras på motsvarande sätt som Norrköpings kommun Underhållsplan.

Underlag till relationshandlingar

Entreprenören ska löpande överlämna signerade underlag för relationshandlingar efter utförda förändringar i anläggningen eller när det upptäckts att anläggningsritning inte stämmer med verkligt utförande. Underlag i form av både digitalt och i pappersform överlämnas till Norrköpings kommun senast en vecka efter avslutat uppdrag eller upptäckt. Avvikelser visas med ”rödpenna” i de berörda dokumenten där förändringar har skett. Norrköpings kommun ser sedan till att dessa förändringar förs in på original som sedan tilldelas entreprenören.